Rejestracja medyczna – niedoceniany element, który decyduje o sukcesie placówki.
Czas czytania: 3 minuty
Wiele placówek medycznych inwestuje w nowoczesny sprzęt, estetykę gabinetów i dobrych lekarzy, ale zapomina o jednym z najważniejszych ogniw w obsłudze pacjenta: rejestracji medycznej. Tymczasem to właśnie od niej zaczyna się każda relacja z pacjentem. I to tutaj często dochodzi do sytuacji, które decydują o tym, czy pacjent wróci… czy pójdzie do konkurencji.
Dlaczego pacjenci rezygnują z wizyt?
Z moich rozmów z właścicielami i menedżerami przychodni oraz gabinetów wynika, że najczęstsze przyczyny utraty pacjentów mają źródło w rejestracji:
-
Pacjent nie mógł się dodzwonić.
-
Otrzymał sprzeczne informacje.
-
Poczucie braku empatii i zainteresowania.
-
Niekompetentna lub niemiła obsługa.
To wszystko nie tylko zniechęca do kolejnej wizyty, ale wpływa również na wizerunek placówki w oczach pacjenta oraz w opiniach w Google.
Dlaczego rejestracja jest tak ważna?
Rejestratorka medyczna to pierwszy punkt kontaktu pacjenta z placówką. W ciągu kilku sekund telefonicznej rozmowy lub spotkania przy ladzie może:
-
zbudować zaufanie i bezpieczeństwo,
-
wzbudzić niepewność lub zdenerwowanie,
-
zachęcić do powrotu lub sprawić, że pacjent wybierze inną placówkę.
Dlatego warto zadbać o to, aby rejestracja medyczna była dobrze zorganizowana, profesjonalna i przeszkolona w zakresie komunikacji z pacjentem.
Jak zapobiec utracie pacjentów na poziomie rejestracji?
1. Przeanalizuj, jak działa Twoja rejestracja
-
Czy pacjenci są obsługiwani z empatią?
-
Czy telefony są odbierane regularnie?
-
Czy każda rejestratorka udziela spójnych informacji?
-
Czy zespół zna standardy obsługi pacjenta?
Prostym krokiem może być testowe zadzwonienie do placówki lub przeanalizowanie nagrań rozmów (jeśli są rejestrowane).
2. Wdrożenie standardów komunikacji
Brak jasnych zasad sprawia, że każda osoba pracująca w rejestracji działa „na wyczucie”. To prowadzi do chaosu i błędów. Pomocne są:
-
scenariusze rozmów telefonicznych,
-
checklista przyjmowania pacjenta,
-
schemat działania w trudnych sytuacjach.
Standardy powinny być proste, praktyczne i dopasowane do realiów placówki.
3. Regularne szkolenia z obsługi pacjenta i pracy w rejestracji
Szkolenie dla rejestratorek medycznych to inwestycja, która szybko się zwraca. Dzięki niemu zespół:
-
lepiej radzi sobie w stresie,
-
komunikuje się bardziej świadomie,
-
unika konfliktów i niezrozumienia,
-
działa pewnie, spokojnie i profesjonalnie.
Jeśli rejestratorka wie, jak reagować na zdenerwowanego pacjenta, jak budować pozytywną relację, jak dbać o wizerunek placówki – przekłada się to bezpośrednio na ilość powracających pacjentów i pozytywnych opinii.
Jak mogę Ci pomóc?
Od lat specjalizuję się w rozwoju zespołów rejestracyjnych w placówkach medycznych. Pomagam właścicielom i menedżerom wdrażać praktyczne rozwiązania, które:
-
zwiększają skuteczność rejestracji,
-
poprawiają jakość obsługi pacjenta,
-
podnoszą standardy komunikacji w całej placówce.
Oferuję szkolenia, warsztaty, materiały edukacyjne i indywidualne konsultacje.
Skontaktuj się i sprawdź, jak możesz poprawić jakość obsługi pacjenta już dziś
- Zostaw wiadomość przez formularz kontaktowy
- Obserwuj mnie na Instagramie i LinkedIn
- Książka: „Transformacja świadomości rejestratorki medycznej”
Zadbaj o pierwszy kontakt pacjenta – bo to on decyduje, czy do Ciebie wróci.
Dzięki że jesteś!
Marta
Opublikowano: 1.05.2025
